Sanciones por no llevar el registro de jornada
Qué revisa la Inspección de Trabajo, cuánto puede costar no tener un registro de jornada fiable y cómo prepararte para una visita.
No llevar el registro de jornada, o llevarlo mal, es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Las multas no son simbólicas, pero el coste real suele ir más allá de la sanción: horas extra no pagadas, cotizaciones pendientes o contratos a tiempo parcial que pasan a considerarse a jornada completa.
Repasamos qué mira la Inspección, cómo se calcula la multa y qué puedes hacer para llegar tranquilo a una visita.
Qué revisa la Inspección de Trabajo
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social actúa por denuncia, por campañas planificadas o a raíz de otras comprobaciones. En materia de registro de jornada, el criterio técnico 101/2019 de la propia Inspección y la guía del Ministerio de Trabajo indican qué suelen comprobar:
- Que el registro existe y es diario, con hora de inicio y fin de cada trabajador.
- Que está en el centro de trabajo o es accesible desde él de forma inmediata. El objetivo es evitar que el registro se “fabrique” después de la visita.
- Que es fiable: que no se puede alterar a posteriori sin dejar rastro.
- Que se negoció o se consultó con la representación de los trabajadores, cosa que pueden comprobar con las actas.
- Que cuadra con la realidad: lo que dicen los trabajadores, el horario de apertura, las nóminas o las horas extra pagadas.
- Que se conserva cuatro años.
El inspector puede pedir que imprimas o descargues los registros del periodo que le interese, en un formato legible y tratable. Si el registro está en papel, puede pedir los originales, hacer copias o fotografías e incluso retener el original como medida cautelar si ve incongruencias.
Cómo se clasifica la infracción
El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave “la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada […] registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo”. Desde 2019 el registro de jornada aparece citado expresamente.
Ese mismo apartado cubre también los excesos de jornada, las horas extraordinarias por encima del límite, los descansos o las vacaciones. Por eso, un registro deficiente suele ir acompañado de otras comprobaciones sobre el tiempo de trabajo.
Cuánto puede costar
Las cuantías vigentes para las infracciones graves en materia de relaciones laborales están en el artículo 40.1.b) LISOS, actualizado por la Ley 10/2021 con efectos desde el 1 de octubre de 2021:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Cómo se decide el grado
El grado lo fija la Inspección en el acta según los criterios del artículo 39.2 LISOS. Entre ellos están:
- La negligencia o intencionalidad de la empresa.
- El fraude o la connivencia.
- No haber atendido advertencias o requerimientos previos de la Inspección.
- La cifra de negocios de la empresa.
- El número de trabajadores afectados.
- El perjuicio causado.
El acta debe explicar qué criterios ha tenido en cuenta. Si no concurre ninguno relevante, la sanción se impone en el grado mínimo y en su tramo inferior.
Si en los 365 días siguientes a una sanción firme se repite una infracción del mismo tipo, hay reincidencia: la multa puede llegar al doble del grado que corresponda, sin superar el máximo de las infracciones graves (artículo 41 LISOS).
¿Por empresa o por trabajador?
Es una de las dudas más habituales, así que conviene ser precisos:
- Con la ley vigente, la multa del artículo 7.5 se impone por infracción, no por cada trabajador. Una empresa sin registro comete, en principio, una infracción grave, con una multa dentro de la horquilla de 751 € a 7.500 €.
- El número de trabajadores afectados sí cuenta, pero para graduar la sanción: cuantos más afectados, más probable es que la multa suba de grado.
- Pueden acumularse infracciones distintas. Si la Inspección comprueba además excesos de jornada, horas extra sin pagar o sin cotizar, u otros incumplimientos, cada uno puede dar lugar a su propia sanción y a liquidaciones de cuotas.
En 2025 se tramitó en el Congreso un proyecto de ley que, entre otras medidas, proponía sancionar por cada persona trabajadora afectada. El Congreso lo rechazó en septiembre de 2025, así que hoy esa regla no existe. Si cambia, lo contaremos aquí.
El Gobierno está tramitando un Real Decreto que obligará a llevar el registro de jornada en formato digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. A día de hoy aún no se ha publicado en el BOE, pero Horario Digital ya funciona así: cuando entre en vigor, no tendrás que cambiar nada.Antes de la multa: el requerimiento
La Inspección no siempre sanciona de entrada. Su criterio técnico prevé que, si hay certeza de que se cumple la normativa sobre tiempo de trabajo, el inspector pueda sustituir el expediente por un requerimiento para que implantes el registro. No cuentes con ello: es una valoración caso por caso, y no atender el requerimiento agrava la sanción posterior.
Los costes que no aparecen en la multa
Para muchas empresas, la multa es lo de menos. Lo que más pesa suele ser:
- Tiempo parcial que se convierte en jornada completa. Si no registras la jornada de un contrato a tiempo parcial como exige el artículo 12.4.c ET, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario. Eso supone diferencias salariales y de cotización.
- Reclamaciones de horas extra. Sin un registro fiable, la empresa tiene difícil demostrar cuánto se trabajó de verdad. Si el sistema no es objetivo, la Inspección puede presumir que todo el tiempo entre entrada y salida es trabajo efectivo.
- Cotizaciones pendientes por horas no declaradas, con sus recargos.
- Tiempo de gestión para reconstruir información, atender requerimientos y preparar alegaciones.
Las infracciones laborales prescriben, con carácter general, a los tres años (artículo 4.1 LISOS), y los registros deben guardarse cuatro. Una inspección puede mirar bastante atrás.
Cómo prepararte para una visita de la Inspección
Una visita puede ser sin previo aviso. Estos consejos prácticos te ayudan a que no sea un mal trago:
- Ten el registro accesible desde el centro de trabajo. Quien esté al frente ese día debe saber dónde está y cómo enseñarlo, aunque la persona de RR. HH. esté de vacaciones.
- Debes poder exportarlo. Prepara cómo generar en minutos un informe por trabajador y periodo, en PDF o Excel.
- Guarda la documentación de la implantación: convenio o acuerdo, actas de consulta con los representantes y la política interna de registro.
- Revisa que el registro cuadra con las nóminas, las horas extra pagadas y los contratos a tiempo parcial.
- Documenta las correcciones. Si un trabajador olvidó fichar y se corrigió, debe constar quién lo hizo, cuándo y por qué, y el dato original.
- Atiende los requerimientos en plazo y con la documentación completa. La falta de colaboración puede considerarse obstrucción, que es otra infracción distinta.
- No improvises un registro el día de la visita. Un registro creado a toda prisa se detecta enseguida y empeora la situación.
En resumen
- No llevar el registro, o llevarlo de forma poco fiable, es una infracción grave del artículo 7.5 LISOS.
- La multa va de 751 € a 7.500 € por infracción, según el grado.
- El número de trabajadores afectados influye en el grado, pero hoy no multiplica la multa.
- El mayor riesgo suele estar en las consecuencias: horas extra, cotizaciones y contratos a tiempo parcial.
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Fuentes
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), arts. 4, 7.5, 39, 40 y 41 — BOE
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (disposición final primera, que actualiza las cuantías del art. 40 LISOS) — BOE
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 12.4.c y 34.9 — BOE
- Guía sobre el registro de jornada — Ministerio de Trabajo